Модул „Проекти”

версията на статията е от 21:17ч. на 13.09.2006г. и не пълна...

keywords: collaborative interaction regulation, visualization of social interaction, conceptual modeling, e-learning, educational projects management systems

 

Увод

 

BEST предоставя на образователните институции 10 формата. Трябва да се прави разлика между режимите на работа „Курс” и „Образователен проект”. Форматите подпомагат преподавателите и ръководителите на образователни проекти да организират и визуално да представят разделите в един проект или курс. Това е процес на изграждане на логически структури и йерархии в образованието посредством единна виртуална среда за съвместна работа. В аналогия с CAD (компютърно подпомогнато проектиране в производството) считаме че е дошло времето за появата на аналогичен термин и за системите подпомагащи моделирането на процеси в йерархии от образователни институции. BEST използва като базова разработка Moodle. Форматът „Теми” стандартен за базовата разработка представя съдържанието като структура на книга където един раздел може да съответства на една тема. Форматът „Седмици” структурира съдържанието в хронологичен ред, където един раздел съответства на една седмица от учебния курс. Форматът „Публичен” просто се състои  от дискусионен форум без раздели. Във BEST са достъпни и следните формати разработени при развитието на базовата разработка: формат BEST, формат dfwiki, формат LAMS, формат CMS и формат Проект. Тук не са разгледани всички формати на базовата разработка, а за краткост няма да се спираме и на спецификата на надграждащите с изключение на последния, а именно, форматът Проект.

 

Форматът „Проект” е аналогичен на стандартния в Moodle формат теми (topic), както и на седмичния формат, но позволява на ръководителите на образователни проекти да определят по свой избор продължителността на разделите (при седмичния формат, отделните раздели са с фиксирана продължителнотст). При форматът проект отделните раздели са наречени „фази”.

 

1 Цел и основни принципи на разработката

 

Основна цел на разработката е да подпомогне създаването управлението и споделянето на образователни проекти от ръководители на образователни институции и преподавателите , а също така да се използва в базираното на проекти обучение. Участието на студенти и ученици също е взето предвид. Работата си по даден образователен проект ръководителите и преподавателите извършват при визуализиране на фазите и крайните срокове за здаване на проектите във вид на Гантт диаграми, в първата секция наречена ощу нулева (секция 0) на формата. Последната функционалност дава една възможност за визуално представяне на продължителността на фазите и продължителността на крайните срокове (deadlines).

 

Интересно е също така да се отбележи, че ръководителите и преподавателите бързо научават дали всички техни колеги или членовете на екипите (студенти) са получили необходимата за работата им обратна информация. Конролните точки от развитието на проекта (milestones) се визуализират при проста цветова кодировка. Според цветовата кодировка зеления цвят съответства на изпълнение, оранжевия – в процес, а червения- липсващ.

 

Проекта е множество от фази. По същността си фаза от проект е тема при Moodle, но тук вече е добавена функционалност за дефиниране на начална и крайна дата на завършване на задачите от фазата. Задачите от всяка фаза разглеждаме като предаване на образователни продукти и те се представят в Гантт диаграмата като контролни точки (milestones) на образователния проект. Едно предимство, в сравнение с вече съществуващите CRM е, че тук освен софтуерните инструменти за контрол и управление на проекта разработчиците, преподавателите и ръководителите на образователни институции разполагат в същата тази среда и с инструментите за създаване на образователните продукти, нещо което е невъзможно например в Microsoft Project, където за работа в група се предлага на пазара допълнителен сървър.

При форматът на едно и също място са предоставени темите, задачите, фазите и инструментите за създаване на крайния образователен продукт.

При разработката на формата е използвана част от кода на Moodle v.1.5, а също така и набора скриптове с динамични php класове JpGraph. Въпроси свързани с тази разработка, и решаването на които предстои са: Как може да се направи резервно копие (backup) на такъв проект без да се загуби информация за фазите?; Как да се даде възможност на членовете на екипи разделени по групи да изпращат съобщения и файлове до всички осатанали членове на екипите? Как да се споделят файлове, както между членовете на един екип от един проект с групите работещи в останалите проекти?

 

 

BEST- Технология за създаване управление и споделяне на образователни проекти в йерархии от образователни институции.

 

Бележка: Термините задача и проект могат да бъдат ползвани взаимозаменяемо. В текста и екраните които следват, това е така.

 

Добавяне членове на екип (общи принципи):

1. Член на екипа би могъл да бъде преподавател, студент или служител в обучаваща организация. Той трябва да е регистриран като потребител в BEST, или в даден курс, като за целта се използва стандартния интерфейс.

2. От интерфейса формат „Проект”, члена на екипа първо щраква на „График”. В този раздел потребителя избира от падащото меню „студент”. и попълва формуляра със своите данни.

 

Механизъм на стартиране на проект: Съществуват два начина за стартиране на проект. При първият това става по стандартния начин от интерфейса формат „Проект” и добавяне на „дейност” от дясното падащо меню. При втория това става сравнително независимо от стандартния нтерфейс на BEST, като за целта се попълва формуляра за заявка от страна на образователната институция. При този вариант проекта е на „опашката” то проекти където изчаква да бъде променен неговия статус, т.е. да бъде одобрен и премине в активен статус.

 

За Модула „Проект”: Повечето от полетата за попълване и настройките сами говорят за своето предназначение. Тук ще се спрем само на някои от органите за управление и настройките.

            Начална дата: Произтича автоматично от датата на първия маркер свързан с прокта

         Крайна дата: Произтича автоматично от датата на последния маркер свързан с прокта

         Гантт диатрама: Стандартен начин за визуализиране на фазите, дейностите, задачите, контролните точки и мн. др. от един проект. Тук тази динамична графика е реализирана с помощта на Jpgraph. Предвидена е и система за комуникация поседством вътрешна поща и бързо известяване на членовете на екипа.

         Екип: На ръководителите на образователни проекти се предоставя бърз преглед на членовете на екипи, ролите които притежават и назначените им задачи.

         Форум: Тъй като един проект може да име множество инстанции, то всеки един проект притежава свързан с него форум. Най-често форумът се използва като „табло за отчети” по изпълнение на задачите от проекта. Тази функционалност дава елегантна възможност за работа в група, тъй като форумът е система за асинхронна комуникация с проследяване хронологията на дискусиите и отчетите.

 

Фиг..  На фигурата е показан раздела „Преглед на проект”

 

Формуляр за заявяване на проект: $CFG->wwwroot/mod/task/request.php

В началото на този формуляр се извършва проверка за вече съществуващи проекти за тази образователна институция.

Орг. ID Полето дава възможност за проследяване на обучаващите организации по техните унифицирани единни идентификатори. Единен регистър и общоприета конвнция за идентификаторите на учебните заведения вече съществува.

Тип на проекта: Този раздел е изграден от две колони с кутийки за отметки. Целта на този механзъм е улесняването на генерирането на отчети и проследяването развитието на образователните институчии в йерархии от учебни заведения.

Описание: Областта за описание на заявявания образователен проект, веднъж изпратена не подлежи на редактиране. Последното е направено с цел да даде възможност за връщане към първоначално заявения обхват на образователния проект.

Поле за отметка „съгласяване”: Ако заявяващия проекта пропусне да го отметне, или не желае да се съгласи с предложената политика, то данните от формуляра няма да бъдат обработени.

Фиг. .  На фигурата е показан екранът за заявяване на проект от образователна институция

 

Редица и статус „Изчакващ”: $CFG->wwwroot/mod/task/queue.php?course=$courseid

В горния край на екрана на „Формат проект” се намира скрита хипервръзка отваряща екран с редицата чакащи промяна на статуса проекти. Хипервръзката е скрита от членовете на екипа със студентски позволения. Проектите със статус „Изчакващ” ще се появят в секция 3 на формата „Проект”. Активните проекти се показват в секция 2, а неактивните не се показват.

Всеки проект притежава свое наименование. По подразбиране това наименование е заявеното от формуляра последвано от 30-те първи символа от неговото описание. Тъй тези данни се попълват автоматично и се предлагат за наименование по подразбиране, необходимо е те да бъдат променени.

Информацията попълвана за „лице за контакти” улеснява проследяването на проектите. Информацията за контакти се попълва автоматично при избиране на потребител. Изключително полезно е, защото ако се наложи промяна в данните за член на екипа, това се извършва за всички в екипа само от едно място.

Всеки проект притежава свой статус. Вече бе разгледан механизма за „статус изчакващ”. Ако за своя проект изберете статус „завършен” или „отказан” системата автоматично ще ви предложи текстово поле за писане на обяснение.

BEST би могъл да управлява проекти свързани с образованието, но и различни по своята същност. Предвиден е механизъм за проследяване на това колко студенти, ще бъдат повлияни от изпълнението на този проект, т.е. неговия краен ефект. Действителния обхват, параметри и др. на проекта се биха могли да се разберат от типизацията на задачите. Като функционалност е заложено назначаването на мероприятия на отделни потребители които те трябва да изпълнят еднокретно или с някаква честота на следване във времето. Например: Ежедневно, Всяка седмица и т.н.

Редица от събития и мероприятия по задача от проект:

$CFG->wwwroot/mod/task/eventqueue.php?course=$courseid

 

Посредством този механизъм на членовете на екипа се назначават задачи. В редицата от изчакващи мероприятия, дадено събитие се появява когато то не притежава асоцииран с него член на екипа на проекта.

 

Фиг. . На фигурата е показана секцията от екрана за назначаване на събития и мероприятия

 

 

Система за управление на финанси по образователни проекти

 

Преглед на плащанията: Този раздел дава възможност за общ преглед на финансовите отчети за проекта за даден период от дати. От тук е предвидена възможност за отпечатване на времевите графици с предвидените и изработените часове на всеки един лен на екипа.

Фиг. . На фигурата е показан екрана за преглеждане на разплащанията

 

 

 

Фиг. На фигурата е показан раздела за справка „Предвидени- Изработени часове” от членовете на екип за даден период от дати

 

Графици и потребители

 

Формулярът притежава два раздела. Административния е видим за администратора и ръководителите на проекти, докато за студента остава видим само раздела в долната част от екрана. Тук разглеждаме позволенията на отделните потребители да редактират разделите на формуляра за създаване на индивидуални графици. Важно е да се отбележи, че ръководителя на проекта или друг член на екипа принадлежащ към ръководния състав трябва първо да въведе данните за члена на екипа със студентски позволения, преди последния да придобие правото да вижда своите данни и график в този раздел.

 

 

Фиг. .  На фигурата е показан екран за създаване на индивидуален график.

Предвидена е автоматизация при попълването му.

За всички членове на екип графиците се създават и управляват

само от този раздел

Преглед и отчети

 

Имплементирана е функциналност за проследяване, търсене и генериране на отчети и кратки общи справки за статуса и развитието на даден проект.

На потребителя се предлагат филтри за сложно търсене.

 

Фиг. . Формуляр на фиртър за сложно търсене по множество критерии и примерен списък с отчети за проекти

 

Възможностите на блока за проследяване са да генерира отчети относно месечното разпределение на часовете по заданията на членовете на екипите, броя часове за модул, часовете предвидени и изработени за месец по дадено задание за отделен член на екипа, Часовете в периоди от дати през които даден член на екип (студент, преподавател) е бил консултиран или е работил и консултирал други членове от екипа, да дава достъп до архива със заданията от страницата с профили на участниците и разбира се разпределението на заданията по семестри (за студентите например).

 

Извличането на подробна информация във вид на отчети при проследяването на образователни проекти наложи имплементирането на нова функционалност по отношение текущото развитие на проект, екипите и техните членове ангажирани по изпълнение на назначените им задачи и др. Тук е интересно да се спомене, че описаната в статията система би могла да се използва не само за образователни проекти, а и за проследяване на дейността на служителите от дадена корпорация например. Последното е възможно поради факта, че имаме възможност да проследяваме броя часове, зададени за изпълнението на дадена задача и действително изработените. Изключително полезно за ръководителите на проекти е генерирането на седмичен отчет. Проектите се проследяват на база седмица и се извършва проверка дали информацията е била обновяване последната седмица. Това се отразява в техния статус. В седмичния отчет се отразява автоматично дали член на екипа е работил с 15% повече или по-малко. Например: нека предположим, че на студент е било зададено задание да създава елементи на електронно учебно съдържание. Задачата е трябвало да изпълни за 20 часа. 15% са +/- 3 часа.

 

 

 

Фиг. На фигурата е показан раздела за справка „Предвидени- Изработени часове” от членовете на екип за даден период от дати

 

Ако абсолютната стойност на процентната разлика възложено / изработено е по-голяма от 15, то редовете се засветяват в прозрачно-червено при условие, че те са работили 15% повече или по-малко от предвиденото. Отрицателните процентни стойности в дясната колона за процентните разлики тези членове на екипа са работили по-малко от възложеното време. Сценарият за делене на нула тук е избегнат. При показване на стойност 9,999 показва, че на тези членове на екипа не са били назначавани никакви часове, но все пак те работят (възможен е и такъв сценарий).

 

Поредицата с ежедневни обновявания на информацията за работата по проектите се генерира в 20:00 часа. Отчетът автоматично се изпраща на ръководителите на проекти по електронната поща. Предвижда се разработването на компонент за разплащания обвързани с регистрационните профили на потребителите (билинг система), автоматично записване / отписване на асоциираните членове и групи членове на екипи за определени форуми свързани с отчитането на проекти, добавяне на опция за Гантт диаграма в панела за показване на потребителските маркери, възможност за фактуриране и мн. др.